Обеспечение пользователей документами страхового фонда

Общие положения
Обеспечение пользователей документами СФ осуществляется на основании требований ДСТУ 33.401-2002 СФД. Порядок обеспечения пользователей документами страхового фонда
Обеспечение пользователей документами СФ производят путем воспроизведения комплектов документов из микроформ СФД и передачи их пользователям согласно заявок.
Пользователями документов СФД Украины могут быть субъекты, которые используют СФД Украины:
министерства;
центральные органы исполнительной власти, органы власти Автономной Республики Крым, местные органы исполнительной власти, органы местного самоуправления (орган власти);
юридическое и физический лица, которые осуществляют подготовку и обеспечение документами для формирования и ведения СФД Украины (поставщики документов);
другие юридическое и физический лица, которые удостоверили свое право собственности на документы СФД.
Обеспечение пользователей документами страхового фонда основывается на законодательной и нормативной базе Украины по соблюдению авторских прав на интеллектуальную собственность и сохранение государственной или другой предусмотренной законом тайны, прав и интересов собственника.
Пользование документами СФД, которые созданы за собственные средства юридических или физических лиц, возможно лишь с разрешения владельца документации или уполномоченной им лица, заверенного в установленном законом порядке.
Заявку пользователь в мирное время подает через предприятие страхового фонда документации (региональный центр СФД), в зоне ответственности которого он находится, или непосредственно Государственному департаменту страхового фонда документации (Департамент). Перечень региональных центров СФД приведен в разделе «Региональные центры СФД».
Региональный центр СФД передает заявку Департаменту, который готовит задание на воспроизведение документов СФ. При этом определяется исполнитель работ (база хранения или региональный центр СФД).
Документы страхового фонда по заказу пользователей могут быть изготовленные на разных видах носителей информации:
бумажном – полноразмерные бумажные копии из основных микрофильмов СФД;
галогенидосеребрянной пленке – копии из основных микрофильмов СФД и микрофиш СФД;
электронном – копии документов СФД на электронных носителях (электронные копии).
Документы страхового фонда, которые изготовляют для обеспечения пользователей, являются копиями (дубликатами) документов основного СФД и имеют статус ДОКУМЕНТОВ СФД.
Согласно постановлению Кабинета Министров Украины от 02.10.2003 № 1553 « Об утверждении перечня платных услуг, которые могут предоставляться бюджетными учреждениями государственной системы страхового фонда документации в сфере создания, формирование, ведение и использование страхового фонда документации», общего приказа МЧС, Минэкономики и Минфина от 09.11.2004 № 157/697/380 « Об утверждении порядка и условий предоставления платных услуг бюджетными учреждениями государственной системы страхового фонда документации в сфере создания, формирование, ведение и использование страхового фонда документации», зарегистрированного в Минюсте 10.03.2005 за № 292/10572, в мирное время предприятия СФД предоставляют за плату услуги по использованию страхового фонда документации. Оплата за услуги производится на основе договоров.
Формирование цены на платную услугу из воспроизведения документов СФД проводится согласно расчетам расходов, связанных с организацией и предоставления этой услуги


Порядок оформления и отправки пользователями заявок на обеспечение документами страхового фонда
Пользователи в случае потери, порчи или недоступности оригинала документа и при наличии документа СФД, оформляют и присылают сопроводительным письмом заявку Департаменту или региональному центру СФД, который проводил микрофильмирование оригинала документа, за такой формой
Пример составления заявки относительно обеспечения документами страхового фонда на изделие
Пример составления заявки относительно обеспечения документами страхового фонда на объект
Пример составления сопроводительного письма пользователя для отправки заявки
В случае, если заявка отправлена региональному центру СФД, после ее получения РЦ СФД передает заявку с сопроводительным письмом Департаменту

Примечание 1. Если поставщик документов не подчиняется пользователю, заявку дополнительно утверждают в министерстве или органы исполнительной власти за подчиненностью поставщика документов (при чрезвычайной ситуации дополнительное утверждение разрешено подтвердить факсом или другим видом факсимильной связи на протяжении времена после получения заявки предприятием СФД).
Примечание 2. Если запрашиваемые документы СФД принадлежат поставщику документов, заявку утверждают у поставщика документов
Примечание 3. В случае изменения пользователя (владельца) необходимо к заявке добавлять документы, которые подтверждают право собственности, или разрешение пользователя (владельца) на изготовление документов страхового фонда, заверенные в установленном законом порядке
. Пример составления письма-разрешения владельца объекта
Заявка на обеспечение пользователей документами страхового фонда, которые имеют гриф ограничения доступа, должна содержать ведомости относительно специального разрешения на проведение пользователем деятельности, связанной с государственной тайной (номер и дата выдачи, категория режима секретности).

Порядок выполнения работ относительно обеспечения пользователей документами страхового фонда
Департамент после получения заявки с сопроводительным письмом регистрирует их в журнале учета. В случае невозможности удовлетворить заявку информирует пользователя с указанием оснований отказы на протяжении 10 рабочих дней со дня получения запроса
Департамент определяет базу хранения СФД и, по потребности, региональный центр СФД, которые будут привлечены к выполнению работ по заявке и выдает задание на изготовление документов страхового фонда (задание).
База хранения СФД или региональный центр СФД:
изготовляет документы страхового фонда, предназначенные для обеспечения пользователей, согласно заключенному с пользователем договору;
проверяет качество изготовленных документов страхового фонда;
отправляет изготовленные документы страхового фонда пользователю в сроки, определенные в договоре.
Пользователь в случае получения документов страхового фонда:
проверяет комплектность полученных документов страхового фонда согласно комплектовочным документам;
сообщает отправителя о получении документов страхового фонда

Информация обновлена 11.08.2014