Забезпечення користувачів документами страхового фонду

Загальні положення
Забезпечення користувачів документами СФ здійснюється на підставі вимог ДСТУ 33.401-2002 СФД. Порядок забезпечення користувачів документами страхового фонду.
Забезпечення користувачів документами СФ провадять шляхом відтворення комплектів документів з мікроформ СФД і передачі їх користувачам відповідно до їх заявок. Користувачами документів СФД України можуть бути суб’єкти, які використовують СФД України:
міністерства;
центральні органи виконавчої влади, органи влади Автономної Республіки Крим, місцеві органи виконавчої влади, органи місцевого самоврядування (далі ? орган влади);
юридичні та фізичні особи, які здійснюють підготування і постачання документів для формування та ведення СФД України (далі – постачальники документів);
інші юридичні та фізичні особи, які засвідчили своє право власності на документи СФД.
Забезпечення користувачів документами страхового фонду ґрунтується на законодавчій та нормативній базі України з додержання авторських прав на інтелектуальну власність та збереження державної чи іншої передбаченої законом таємниці, прав та інтересів власника.
Користування документами СФД, що не є державною власністю, можливе лише з дозволу власника документації або уповноваженої ним особи.
Заявку користувач у мирний час подає через підприємство страхового фонду документації (далі – регіональний центр СФД), у зоні відповідальності якого він знаходиться, або безпосередньо до Державної архівної служби України (далі – Укрдержархів) (вул. Солом’янська, 24, м. Київ, 03110). Перелік регіональних центрів СФД наведений у розділі «Регіональні центри СФД» web: http://www.sfd.archives.gov.ua.
Регіональний центр СФД передає заявку до Укрдержархіву, який готує завдання на відтворення документів СФ. При цьому визначається виконавець робіт (база зберігання або регіональний центр СФД).
Документи страхового фонду на замовлення користувачів можуть бути виготовлені на різних видах носіїв інформації:
? паперовому – повнорозмірні паперові копії з основних мікрофільмів СФД;
? мікрографічній плівці – копії з основних мікрофільмів СФД та мікрофіш СФД;
? електронному – копії документів СФД на електронних носіях інформації (далі – електронні копії).
Документи страхового фонду, які виготовляють для забезпечення користувачів, є копіями (дублікатами) документів основного СФД і мають статус документів СФД.
Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 02.10.2003 № 1553 «Про затвердження переліку платних послуг, які можуть надаватися бюджетними установами державної системи страхового фонду документації у сфері створення, формування, ведення і використання страхового фонду документації», спільного наказу МНС, Мінекономіки та Мінфіну від 09.11.2004 № 157/697/380 «Про затвердження порядку та умов надання платних послуг бюджетними установами державної системи страхового фонду документації у сфері створення, формування, ведення і використання страхового фонду документації», зареєстрованого в Мін’юсті 10.03.2005 за № 292/10572, у мирний час підприємства СФД надають за плату послуги з використання страхового фонду документації. Оплата за послуги провадиться на основі договорів. Формування ціни на платну послугу з відтворення документів СФД проводиться згідно з розрахунком витрат, пов'язаних з організацією та наданням цієї послуги. Термін виконання робіт з виготовлення копій документів СФД визначається умовами договору, укладеним виконавцем робіт із користувачем, в залежності від обсягу документації та виду носія інформації.


Порядок оформлення та відправлення користувачами заявок на забезпечення документами страхового фонду
Користувачі у випадку втрати, псування або недоступності правдника (оригіналу) документа та за наявності документа СФД, оформлюють і надсилають супровідним листом заявку до Укрдержархіву або регіонального центру СФД, який проводив мікрофільмування правдника (оригіналу) документа, за формою, наведеною в додатку 1,
Приклад складання заявки щодо забезпечення документами страхового фонду  на виріб.
Приклад складання заявки щодо забезпечення документами страхового фонду на об’єкт.
Приклад складання супровідного листа користувача для надсилання заявки.
У разі, якщо заявку відправлено до регіонального центру СФД, після її одержання РЦ СФД передає заявку із супровідним листом до Укрдержархіву.

Примітка 1. Якщо постачальник документів не підпорядковується користувачу, заявку додатково затверджують у міністерстві або органі виконавчої влади за підпорядкованістю постачальника документів (за надзвичайної ситуації додаткове затвердження дозволено підтвердити факсом або іншим видом факсимільного зв’язку протягом доби після одержання заявки підприємством СФД).
Примітка 2. Якщо запитувані документи СФД належать постачальнику документів, заявку затверджують у постачальника документів.
Примітка 3. У разі зміни користувача (власника) необхідно до заявки додавати документи, що підтверджують право власності, або дозвіл користувача (власника) на виготовлення документів страхового фонду, завірені у встановленому законом порядку.
 Приклад складання листа-дозволу власника об’єкта.
Заявка на забезпечення користувачів документами страхового фонду, що мають гриф обмеження доступу, повинна містити відомості щодо спеціального дозволу на провадження користувачем діяльності, пов’язаної з державною таємницею (номер та дата видачі, категорія режиму секретності).

Порядок виконання робіт щодо забезпечення користувачів документами страхового фонду
Укрдержархів після одержання заявки із супровідним листом реєструє їх у журналі обліку. У разі неможливості задовольнити заявку інформує користувача із зазначенням підстав відмови протягом 10 робочих днів з дня отримання запиту.
Укрдержархів визначає базу зберігання СФД і, за потреби, регіональний центр СФД, які будуть залучені до виконання робіт за заявкою та видає завдання на виготовлення документів страхового фонду (далі – завдання).
База зберігання СФД або регіональний центр СФД:
виготовляє документи страхового фонду, призначені для забезпечення користувачів, відповідно до укладеного із користувачем договору;
перевіряє якість виготовлених документів страхового фонду;
відправляє виготовлені документи страхового фонду користувачу в терміни, визначені у договорі, за домовленістю із користувачем.
Користувач у разі одержання документів страхового фонду:
перевіряє комплектність одержаних документів страхового фонду згідно із комплектувальними документами;
повідомляє відправника про одержання документів страхового фонду.

Інформацію оновлено 07.02.2017