І. Загальні положення
1.1. Департамент страхового фонду документації (далі – Департамент) є самостійним структурним підрозділом Державної архівної служби України (далі – Укрдержархів).
Департамент розміщений у будівлі за адресою м. Харків, вул. Москалівська, 139.
Департамент підпорядковується Голові Укрдержархіву та заступнику Голови відповідно до розподілу функціональних обов’язків.
1.2. Департамент у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, Положенням про Укрдержархів, наказами Міністерства юстиції України, Укрдержархіву, іншими нормативно-правовими актами та цим Положенням.
1.3. Структура та штатна чисельність працівників визначаються штатним розписом Укрдержархіву. Положення про Департамент затверджується наказом Укрдержархіву, посадові інструкції працівників Департаменту – Головою Укрдержархіву.
1.4. Департамент має бланк з позначенням свого найменування.
ІІ. Основні завдання Департаменту
2.1. Реалізація державної політики у сфері створення та функціонування державної системи страхового фонду документації.
2.2. Внесення пропозицій щодо формування державної політики у сфері створення та функціонування державної системи страхового фонду документації.
2.3. Координація і контроль за формуванням страхового фонду документації України, його веденням, утриманням і видачею користувачам копій документів страхового фонду документації, необхідних для поставлення на виробництво, експлуатацію та ремонт продукції оборонного, мобілізаційного і господарського призначення, для проведення будівельних (відбудовчих), аварійно-рятувальних та аварійно-відновлювальних робіт під час ліквідації надзвичайних ситуацій та в особливий період.
2.4. Організація проведення науково-дослідних робіт у сфері формування та зберігання страхового фонду документації.
ІІІ. Функції Департаменту
3.1. Узагальнює практику застосування законодавства з питань, що належать до компетенції Департаменту, розробляє пропозиції щодо вдосконалення законодавчих актів, актів Президента України та Кабінету Міністрів України, нормативно-правових актів Міністерства юстиції України, Укрдержархіву, інших міністерств та центральних органів виконавчої влади, та щодо розробки нових нормативно-правових актів, міжнародних договорів.
3.2. Подає Голові Укрдержархіву пропозиції щодо формування державної політики у сфері створення і функціонування державної системи страхового фонду документації.
3.3. Приймає участь, у межах компетенції Департаменту, у розробленні центральними органами виконавчої влади проектів нормативно-правових актів, міжнародних договорів, прогнозних та програмних документів соціального та економічного розвитку.
3.4. Розробляє та подає на затвердження (погодження) Голові Укрдержархіву проекти:
прогнозів та проектів програм розвитку державної системи страхового фонду документації, а також заходів, спрямованих на виконання таких програм;
галузевих, Автономної Республіки Крим, обласних, районних, міських програм створення страхового фонду документації, погоджує їх проекти та забезпечує контроль за їх виконанням;
проекти цільових програм розвитку страхового фонду документації, зокрема мобілізаційного та оборонного призначення, визначає заходи щодо їх виконання.
3.5. Опрацьовує проекти нормативно-правових актів, що надійшли до Укрдержархіву для погодження, інші документи, з питань, які належать до компетенції Департаменту та готує за результатами опрацювання відповідні проекти письмових висновків чи зауважень до них.
3.6. Організовує та забезпечує, в межах компетенції Департаменту, розгляд звернень юридичних чи фізичних осіб, з питань, пов’язаних з діяльністю Укрдержархіву та установ, що належать до сфери його управління, що надійшли до Укрдержархіву, та у разі необхідності вживає заходи щодо їх вирішення в межах законодавства.
3.7. Координує формування страхового фонду документації, його ведення, утримання, а також видачу користувачам копій документів страхового фонду документації, необхідних для поставлення на виробництво, експлуатацію та ремонт продукції оборонного, мобілізаційного і господарського призначення, для проведення будівельних, аварійно-рятувальних та аварійно-відновлювальних робіт під час ліквідації надзвичайних ситуацій та в особливий період, а також у сфері збереження інформації про культурні цінності.
3.8. Координує діяльність міністерств, центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів влади Автономної Республіки Крим, органів місцевого самоврядування, відповідних постачальників документів, які формують та використовують страховий фонд документації, у тому числі страховий фонд документації на техногенно та екологічно небезпечні об’єкти відповідно до Державного реєстру техногенно та екологічно небезпечних об’єктів.
3.9. Подає Голові Укрдержархіву пропозиції щодо утворення, реорганізації та ліквідації спеціальних та науково-дослідних установ страхового фонду документації.
3.10. Погоджує та подає Голові Укрдержархіву на затвердження проекти положень (статутів) науково-дослідних та спеціальних установ страхового фонду документації.
3.11. Забезпечує ведення Державного реєстру документів страхового фонду документації України.
3.12. Надає за запитом підприємств, установ та організацій, їх філій, незалежно від форми власності, акт закладення технічної, проектної і робочої документації до страхового фонду документації на продукцію, поставлену на виробництво, та прийняття в експлуатацію закінчених будівництвом (реконструкцією) об’єктів.
3.13. Забезпечує ведення Державного реєстру техногенно та екологічно небезпечних об’єктів України, видає юридичним та фізичним особам власникам цих об’єктів свідоцтва про їх реєстрацію.
3.14. Надає центральним та місцевим органам виконавчої влади, органам виконавчої влади Автономної Республіки Крим, органам місцевого самоврядування, державним аварійно-рятувальним службам, юридичним і фізичним особам – власникам потенційно небезпечних об’єктів інформацію з Державного реєстру техногенно та екологічно небезпечних об’єктів.
3.15. Визначає стан державної системи страхового фонду документації.
3.16. Забезпечує здійснення контролю, у тому числі шляхом організації та забезпечення проведення у відповідності до вимог законодавства перевірок за:
3.16.1. виконанням центральними та місцевими органами виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами і організаціями, а також постачальниками документів вимог законодавства у сфері створення та забезпечення функціонування страхового фонду документації;
3.16.2. формуванням страхового фонду документації, його веденням, утриманням і видачею користувачам копій документів страхового фонду документації, необхідних для поставлення на виробництво, експлуатацію та ремонт продукції оборонного, мобілізаційного і господарського призначення, для проведення будівельних, аварійно-рятувальних та аварійно-відновлювальних робіт під час ліквідації надзвичайних ситуацій та в особливий період, а також у сфері збереження інформації про культурні цінності;
3.16.3. діяльністю спеціальних та науково-дослідних установ страхового фонду документації.
3.17. Складає акти перевірок та протоколи про адміністративні правопорушення за порушення законодавства у сфері страхового фонду документації.
3.18. Розробляє заходи, спрямовані на усунення порушень законодавства з питань страхового фонду документації та запобігання таким порушенням.
3.19. Розробляє та забезпечує затвердження відповідних галузевих нормативів, нормативів кадрового забезпечення підприємств, установ, організацій страхового фонду документації, визначає механізм їх впровадження.
3.20. Розробляє та забезпечує затвердження в установленому порядку галузевих стандартів у сфері страхового фонду документації.
3.21. Представляє у межах повноважень Департаменту інтереси Укрдержархіву у роботі, пов’язаній із стандартизацією та сертифікацією у сфері страхового фонду документації.
3.22. Забезпечує здійснення регулятивних та дозвільно-реєстраційних функцій стосовно юридичних осіб у сфері створення страхового фонду документації.
3.23. Затверджує виробничі завдання з виготовлення та передачі на зберігання документів страхового фонду та з проведення контролю носіїв інформації спеціальними установами страхового фонду документації.
3.24. Затверджує плани виготовлення та передачі на зберігання документів страхового фонду спеціальними установами страхового фонду документації.
3.25. Погоджує та подає Голові Укрдержархіву на затвердження плани робіт спеціальних установ страхового фонду документації на рік.
3.26. Проводить в установленому порядку державну реєстрацію галузевих, обласних (регіональних) страхових фондів документації.
3.27. Організовує надання, відповідно до законодавства, дозволів на виготовлення документів страхового фонду.
3.28. Організовує використання страхового фонду документації відповідно до законодавства.
3.29. Надає за запитом центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів влади Автономної Республіки Крим, органів місцевого самоврядування та постачальників документів інформацію про наявність документів у страховому фонді документації.
3.30. Вносить пропозиції щодо визначення функцій суб’єктів державної системи страхового фонду документації та забезпечує координацію їх діяльності з питань реалізації державної політики у сфері створення та функціонування системи страхового фонду документації.
3.31. Опрацьовує проекти номенклатур виробів та продукції, переліків об’єктів і споруд систем життєзабезпечення, транспортних зв’язків, об’єктів будівництва промислового і цивільного призначення, об’єктів культурної спадщини та унікальних документальних пам’яток, переліків техногенно та екологічно небезпечних об’єктів та інших об’єктів, документація на які підлягає закладанню до страхового фонду документації, що надійшли до Укрдержархіву для погодження та готує за результатами опрацювання відповідні проекти письмових висновків чи зауважень до них.
3.32. Вносить пропозиції щодо вирішення питання щодо забезпечення функціонування державної системи страхового фонду документації в умовах особливого періоду та надзвичайних ситуацій.
3.33. Забезпечує поширення науково-технічної інформації, публікацію наукової, науково-популярної, навчальної, довідкової літератури, інформаційних матеріалів у сфері страхового фонду документації.
3.34. Аналізує звіти науково-дослідних та спеціальних установ страхового фонду документації, узагальнює практику їх роботи та складає встановлену законодавством статистичну звітність у сфері страхового фонду документації.
3.35. Організовує і забезпечує координацію науково-дослідної та методичної роботи у сфері довгострокового зберігання страхового фонду документації, забезпечує впровадження досягнень науки і техніки, передового досвіду роботи із цих питань.
3.36. Організовує виконання науково-технічних програм, планів науково-дослідних, дослідно-конструкторських і проектних робіт щодо забезпечення сталого функціонування державної системи страхового фонду документації.
3.37. Погоджує Заявки на проведення наукових робіт у сфері страхового фонду документації.
3.38. Погоджує проекти Тематичного плану прикладних досліджень та дослідно-конструкторських (технологічних) робіт науково дослідного інституту мікрографії (далі – Тематичний план наукових робіт НДІ мікрографії).
3.39. Контролює виконання Тематичного плану наукових робіт НДІ мікрографії.
3.40. Ініціює розроблення та погоджує Зміни до Тематичного плану наукових робіт НДІ мікрографії.
3.41. Погоджує Технічні завдання на проведення наукових робіт у сфері страхового фонду документації та доповнення до них відповідно до Тематичного плану наукових робіт НДІ мікрографії.
3.42. Погоджує Технічні завдання на розроблення нормативних документів у сфері страхового фонду документації та доповнення до них відповідно до Тематичного плану наукових робіт НДІ мікрографії.
3.43. Розглядає тимчасові технічні рішення до нормативних документів системи страхового фонду документації та організовує їх впровадження.
3.44. Розглядає та приймає рішення щодо мікрофільмування документації відповідно до галузевих, Автономної Республіки Крим, обласних, районних, міських програм створення страхового фонду документації, за зверненням постачальників документів.
3.45. Організовує приймання етапів наукових робіт та наукових робіт НДІ мікрографії у цілому. Затверджує акти приймання наково-технічної продукції (за етапами), приймальних випробувань, упровадження в дослідну (постійну) експлуатацію програмних засобів та погоджує акти приймання наукових робіт (в цілому).
3.46. Погоджує річний звіт про виконання Тематичного плану наукових робіт НДІ мікрографії.
3.47. Здійснює в установленому порядку міжнародне співробітництво у сфері створення страхового фонду документації, вивчає, узагальнює, систематизує, аналізує міжнародний досвід у сфері створення страхового фонду документації.
3.48. Представляє у межах повноважень Департаменту інтереси Укрдержархіву в зносинах з іноземними установами, а також з міжнародними організаціями що діють у сфері створення страхового фонду документації.
3.49. Бере участь у забезпеченні функціонування баз зберігання страхового фонду документації.
3.50. Забезпечує участь Укрдержархіву у реалізації державної інформаційної політики у сфері створення, використання та оновлення державних інформаційних ресурсів та у сфері технічного захисту інформації в інформаційних системах Укрдержархіву, науково-дослідних установ та спеціальних установ страхового фонду документації.
3.51. Забезпечує організацію надання науково-дослідними установами та спеціальними установами страхового фонду документації в установленому порядку юридичним та фізичним особам платних послуг з проведення робіт, пов’язаних з створенням, формуванням, веденням і використанням страхового фонду документації, розробленням нормативно-методичних посібників у сфері страхового фонду документації.
3.52. Розробляє та вносить керівництву Укрдержархіву пропозиції з питань матеріально-технічного забезпечення науково-дослідних та спеціальних установ страхового фонду документації.
3.53. Безоплатно надає консультаційну допомогу суб’єктам державної системи страхового фонду документації.
3.54. Готує питання, пов’язані з діяльністю Департаменту для розгляду на засіданні колегії, Науково-технічної ради та інших дорадчих органів Укрдержархіву.
3.55. Здійснює заходи спрямовані на реалізацію норм Закону України «Про доступ до публічної інформації».
3.56. Здійснює інші повноваження, передбачені чинним законодавством.

____________